01. Apr 2019

Überwachung und Prüfung von Informationen

Verstehen der Organisation und ihres Kontextes

Die ISO 9000:2015 Qualitätsmanagementsysteme – Grundlagen und Begriffe – definiert das „Verstehen des Kontextes einer Organisation“ als einen Prozess (also keine Einmalaktion). Dieser Prozess bestimmt Faktoren, die Zweck, Ziele und Nachhaltigkeit der Organisation beeinflussen. Er berücksichtigt innere Faktoren, z. B. Werte, Kultur, Wissen, und Leistung der Organisation. Er berücksichtigt ebenso externe Faktoren, z. B. gesetzliche, technologische, wettbewerbsbezogene, marktbezogene, kulturelle, soziale und ökonomische Umfelder.

Bei Umweltmanagementsystemen (z.B. ISO 14001:2015 und EMAS Verordnung) ist auch noch der Umweltzustand (ISO 14001:2015 3.2.3 – Status oder Merkmale der Umwelt (3.2.1), wie zu einem gegebenen Zeitpunkt bestimmt) zu berücksichtigen. Als Umwelt wird die Umgebung, in der eine Organisation tätig ist, einschließlich Luft, Wasser, Boden, natürliche Ressourcen, Flora, Fauna, Menschen und deren Wechselseitigen Beziehungen, verstanden. Die Organisation wirkt auf die Umwelt ein genauso wie die Umwelt auf die Organisation einwirken kann.

Zu beachten ist, dass neben den externen und internen Themen, gesetzliche und behördliche Anforderungen sowie Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien als Einflussfaktoren zu berücksichtigen sind.

Die Anforderungen in der Normenwelt zu internen und externen Faktoren

Die Organisationmuss externe und interne Themen bestimmen, die für ihren Zweck und ihre strategische Ausrichtung (Anmerkung: den Bezug zur strategischen Ausrichtung stellt hier nur die ISO 9001:2015 her) relevant sind und sich auf ihre Fähigkeit auswirken, die beabsichtigten Ergebnisse ihres Qualitätsmanagementsystems zu erreichen.

Die Organisation muss Informationen über diese externen und internen Themen überwachen (Anmerkung: in ihrer Entwicklung) und überprüfen (Anmerkung: in ihrer Auswirkung).

Mit diesen Themen sind mitunter Risiken und Chancen ( siehe ISO 14001:2015 – 3.2.11 potenziell ungünstige Auswirkungen (Bedrohungen) und potenziell günstige Auswirkungen (Chancen)) verbunden. In der Normenwelt wird Risiko definiert als Auswirkung von Ungewissheit mit der Anmerkung: Ungewissheit ist der Zustand des auch teilweisen Fehlens von Informationen im Hinblick auf das Verständnis eines Ereignisses oder Wissen über ein Ereignis, seine Folgen oder seine Wahrscheinlichkeit. Mehr Gewissheit erlangt man wiederum über Informationen.

Zu den Grundsätzen eines Qualitätsmanagementsystems gehört die faktengestützte Entscheidungsfindung (siehe ISO 9000:2015 – 2.3.6). Die Aussage lautet: Entscheidungen auf Grundlage der Analyse und Auswertung von Daten und Informationen führen wahrscheinlich eher zu den gewünschten Ergebnissen. Es ist wichtig, die Zusammenhänge von Ursache und Wirkung sowie die möglichen unbeabsichtigten Folgen zu verstehen.

In der ISO 14001:2015 sind diese internen und externen Themen mit dem Wissensbegriff verbunden. Wissen im Sinne von verfügbaren Informationen, die eine berechtigte Überzeugung darstellen und mit großer Sicherheit wahr sind.

Führungskräfte gelten dann als kompetent, wenn sie die Fähigkeit besitzen dieses Wissen anzuwenden, um die beabsichtigten Ergebnisse zu erreichen.

Für Organisationen, die von der Entwicklung der Rohstoffpreise (Materialpreise) stark abhängen oder die CO₂-Emissionen von Bedeutung sind, werden eventuell folgende Informationen zur Überwachung und Prüfung am Radar haben:

Rohstoffentwicklung und CO₂-Emissionsrechte

Kobaltpreisentwicklung

https://www.kobaltpreis.eu/

Weitere Rohstoffpreisentwicklungen nachschaubar unter www.finanzen.at/rohstoffe

Abb. 1: Entwicklung des Kobaltpreises (1 kg) über 10 Jahre in Euro; Quelle: www.kobaltpreis.eu

Preisentwicklung von CO₂ Emissionsrechten

Entwicklung CO₂ Emissionsrechte:
www.finanzen.at/rohstoffe/co2-emissionsrechte

Abb. 2: Preisentwicklung der CO2 Emmisionsrechte über 5 Jahre in Euro; Quelle: www.finanzen.at

Was zeichnet nachhaltige erfolgreiche Organisationen aus?

Sie haben die Informationen zu wesentlichen Einflussfaktoren auf Zweck und strategische Ausrichtung ständig auf dem Radar (ähnlich einer Kraftwerkswarte)
Sie überwachen und prüfen die Informationen.
Sie haben die Fähigkeit, zeitgerecht und effizient auf Veränderungen zu reagieren (Agilität).
Sie haben die Fähigkeit, zeitgerecht auf erkennbare Gefährdungen zu reagieren und Chancen aktiv zu ergreifen.
Sie treffen faktengestützte Entscheidungen.
Bei der Planung der beabsichtigten Ergebnisse berücksichtigen sie neben den Maßnahmen zur Erreichung von Zielen, Maßnahmen zur Handhabung von Chancen und Risiken.
Sie setzen Vertrauen in ihre künftigen Leistungen und Ergebnisse, da sie die bestehenden Ursachen-Wirkungszusammenhänge verstehen.
Sie verstehen es immer besser, die richtigen Dinge richtig zu tun.

Herausnahme von Komplexität

Einfache Bilder können bei der Herausnahme von Komplexität unterstützen.

Abb. 3: Gedankenmodell: Die richtigen Dinge richtig tun!

Erklärung zum Gedankenmodell

Zuerst muss der Zweck der Existenz der Organisation und ihre strategische Ausrichtung verstanden werden.
Die möglichen Einflussfaktoren (externe und interne Themen, bindende Verpflichtungen, Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien) die für den Zweck und die Strategische Ausrichtung relevant sind, sind zu bestimmen.
Mit den Einflussfaktoren sind Chancen und Risiken verbunden.
Chancen und Risiken sowie die Ziele sind bei der Planung der beabsichtigten Ergebnisse (Leistung) zu berücksichtigen.
Bei Planänderungen sind Zweck und Konsequenzen zu berücksichtigen.
Bei der Leistungsbewertung sind die Zielerreichung und die Wirksamkeit der Maßnahmen zu Chancen und Risiken zu bewerten.
Durch sich ändernde Umstände entsteht ein ständiges Spannungsfeld.