Die Weichen richtig stellen:
5 Tipps, wie Sie mit Audits Mehrwert generieren
Geht es um das Schaffen von Mehrwert durch Audits, ist die Haltung bzw. Einstellung von jenen Personen in Unternehmen und Organisationen, die Audits bzw. interne Audits durchführen, weichenstellend.
Ob das Thema „Audit“ also tatsächlich Mehrwert generieren kann, beginnt bereits bei der internen Relevanz bzw. Priorisierung des Themas.
Was sollten Sie demnach bei internen Audits beachten, um Mehrwert stiften zu können? Welche praktischen Tipps können Sie beachten? Frau Elisabeth Hofstätter-Kollarich, BSc, Innovation und Business Development IMS bei Quality Austria, teilt ihr Expertinnen-Know-how mit Ihnen!
1) Haltung, bitte!
Planen und Exekutieren Sie Ihre internen Audits niemals rein aus dem Gedanken der Normerfüllung und einer möglichen Diskussion mit einer*einem externen Auditor*in dazu. Es kann von Nutzen sein, sich der Wertigkeit von Audits bewusst zu sein – darunter etwa das Wissen darüber, dass Audits ein wichtiges Tool des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) sind und Betriebe so sowohl Stärken als auch Schwächen aufdecken und diese gezielt adressieren können.
2) Priorisieren Sie Ihre Audits & bleiben Sie im ursprünglichen Zeitplan.
Wurde ein Auditprogramm für eine Periode festgelegt, sollte es auch zum vereinbarten Zeitpunkt durchgeführt – und nur im äußersten Notfall verschoben – werden. Sollten bei einem internen Audit notwendige, noch umzusetzende Maßnahmen generiert werden, kann dies durchaus Zeit in Anspruch nehmen. Irgendwann ist womöglich kurz vor dem nächsten externen Audit und Termine sind dann ggf. nicht erledigt.
3) Kommunikation vorrangig, Checklisten unterstützend.
Checklisten können bei Audits durchaus nützlich sein – etwa, um nichts zu vergessen, Prozesse nachweislich zu dokumentieren oder eine grobe Vorgangsweise zu verfolgen. Bei internen Audits ist es jedoch durchaus nützlich, wenn Auditor*innen mit den jeweiligen auditierten Personen ins Gespräch kommen anstelle sich rein auf formelle Checklisten zu stützen. Einen Mehrwert aus Audits, einen Anstoß für eine Prozess- oder Umfeldverbesserung zu generieren bzw. Konformitäten festzustellen, kann in gesprächsorientierten Audits wesentlich besser gelingen als in jenen, die auf eine reine Checklisten-Orientierung ausgelegt sind. Die Checkliste ist und bleibt aber ein geeignetes Werkzeug, die Ihre Fachkompetenz als Auditor*in und Unternehmenskenner*in begleitet und Ihnen als Nachweis Ihrer Aufzeichnungen dient.
4) Last-Minute Ergänzungen: lieber nicht!
Oft kommen auf Wunsch von Vorgesetzten oder Kolleg*innen noch einige Stunden vor dem planmäßigen internen Audit weitere Themenwünsche hinzu, die beachtet werden sollen. Wenn es sich um wichtige Themen handelt, kann es allerdings – u. a. zum Zwecke der Vorbereitung – sinnvoller sein, diese in außerplanmäßigen Schwerpunkt-Audits zu behandeln.
5) Audits dienen der Erfüllung von Referenzen.
Wird im Zuge eines Audits Potenzial zur Optimierung erkannt, sollte dies unbedingt mit in das abschließende Gespräch sowie den Auditbericht aufgenommen werden. Häufig sind Erwartungshaltungen (nicht ganz korrekterweise) so, dass bereits konkrete Lösungen zur Optimierung aus dem Audit heraus erwartet werden, weil angenommen wird, dies könne lediglich „mitauditiert“ werden. Bitte nicht! Bleiben Sie immer beim ursprünglichen Auditziel bzw. Fokus des Audits. Soll mittels eines Audits jedoch Optimierungspotenzial aufgedeckt werden, kann dies wiederum in einem eigenen Potenzial-Audit behandelt werden.
Unser abschließender Tipp also: seien Sie sich des Mehrwerts von Audits sowie Ihrer Arbeit als Auditor*in bewusst. Nur wenn Sie selbst von Nutzen und Chancen der getanen Arbeit überzeugt sind, können Sie dies letztendlich auch in die gesamte Qualitätsmanagement-Abteilung sowie weiter das gesamte Unternehmen tragen.
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